¿Cómo gestionar la privacidad y accesibilidad de tus documentos?



No todos los empleados de una empresa deberían tener acceso a todo tipo de documentos del negocio. Hay documentos a los que sólo debería poder acceder la gerencia; otros, a los que también tiene que acceder el departamento de contabilidad, ventas y marketing... No obstante, si integramos toda la documentación en un solo software y no gestionamos los permisos de acceso, nos podemos encontrar con diversos problemas en el futuro.

Lo mismo ocurre cuando los documentos de la empresa no están digitalizados y el acceso a los archivos no dispone de ningún tipo de medidas de seguridad. O cuando los ordenadores en los que están instalados los programas importantes, no disponen de contraseñas o sistemas de seguridad seguros que impidan el acceso remoto o desde el propio dispositivo, o de cualquier ordenador en la misma red.

La privacidad de los documentos, una asignatura pendiente

Si bien las grandes empresas cuidan con mucho celo la privacidad de los datos, lo cierto es que muchas PYMEs aún no están cumpliendo la privacidad de datos de terceros, a la que obliga la LOPD, ni tampoco se toman las medidas necesarias para cuidar la documentación dentro de la propia empresa.

La mejor forma de controlar el flujo de documentos y gestionar adecuadamente los permisos de acceso es a través de un gestor documental que nos permita esta opción. Al poderse determinar qué usuarios están autorizados a realizar según qué acciones, se puede utilizar un único software de gestión documental y conectarlo con otros programas sin que ello implique tener que dilapidar la privacidad de los documentos.

¿Cuál es el principal peligro de que todos los miembros de la empresa tengan acceso a determinados documentos?

  • Sabotajes, fraudes, engaños y acciones vengativas creadas por empleados que han sido despedidos, o se sienten incómodos en la empresa.
  • Comisión de errores humanos como consecuencia de que no todo el personal está al corriente de cómo se manejan determinados programas.
  • Espionaje industrial por parte de la competencia.
  • Riesgo al enviar las contraseñas por correo, o apuntarlas en un papel y que caigan en malas manos.

Muchas veces las PYMEs basan la seguridad en las relaciones de confianza, pero es cierto que en ocasiones la confianza se puede quebrar y dar lugar a situaciones desagradables, especialmente en los casos en los que ha habido despidos.

¿Está tu empresa haciendo todo lo necesario para controlar el workflow de tus documentos y vigilar al mismo tiempo la privacidad?











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